ระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร สามารถแบ่งเป็น 6 ประเภท คือ

1. ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS)
ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ มักเป็นการประมวลผลต่อวัน เช่น การรับ – จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบรายรับ – จ่ายสินค้า ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับ การพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

ลักษณะเด่นของระบบ TPS คือ การทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยาก ซับซ้อน ซึ่งระบบนี้เกือบทั้งหมดใช้การประมวลผลแบบออนไลน์ และสิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ
– ลดจำนวนพนักงาน
– องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว
– ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)
ระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการคำนวณเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย

คุณสมบัติของระบบ MIS คือ
– ระบบ MIS สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
– ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร
– ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง ระดับสูงเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
– ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงขององค์กร
– ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

3. ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)
ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินในเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมบริษัท การขยายโรงงานใหม่ เป็นต้น

คุณสมบัติของระบบ DSS คือ
– ระบบ DSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการการตัดสินใจ
– ระบบ DSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้
– ระบบ DSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์
– ระบบ DSS มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
– ระบบ DSS ต้อง เป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่ายผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้ เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
– ระบบ DSS ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสภาพการณ์ต่างๆ
– ระบบ DSS ต้องมีกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
– ระบบ DSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
– ระบบ DSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลาขององค์กร
– ระบบ DSS มีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่าง ๆ

4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS)
ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง คือ MIS ประเภท พิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถ ใช้ระบบสารสนเทศได้ง่ายขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบสัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกันทำให้ผู้บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง

คุณสมบัติของระบบ EIS
– มีการใช้งานบ่อย
– ไม่ต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง
– ความยืดหยุ่นสูงสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
– การใช้งานใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม
– การสนับสนุนการตัดสินใจไม่มีโครงสร้างแน่นอน
– ผลลัพธ์ที่แสดงจะเป็นตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
– การใช้งานภาพกราฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่างๆ
– ความเร็วในการตอบสนองรวดเร็วทันทีทันใด

ข้อดีของระบบ EIS
1. ง่ายต่อผู้บริหารระดับสูงในการใช้งาน
2. การใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์
3. ให้สารสนเทศสรุปของบริษัทในเวลาที่ต้องการ
4. ทำให้สามารถเข้าในสารสนเทศได้ดีขึ้น
5. มีการกรองข้อมูลให้ประหยัดเวลา
6. ทำให้ระบบสามารติดตามสารสนเทศได้ดีขึ้น

ข้อด้อยของระบบ EIS
1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน
2. อาจทำให้ผู้บริหารจำนวนมากรู้สึกว่าได้รับข้อมูลมากเกินไป
3. ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ
4. ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้
5. ระบบอาจนะใหญ่เกินกว่าที่จะจัดการได้
6. ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
7. ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล

5. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS)
ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่าง เครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน OAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะ คือ
1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การสื่อสารด้วยข้อความ E – mail , FAX
2. รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing) การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video – Conferencing)

สำนักงานที่จัดว่าเป็นสำนักงานอัตโนมัติ ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ
1. Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
2. Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายงาน
3. Internet Working (Internet) คือ การรวมตัวกันของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ
อาทิ Post Of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ
Electronic Funds Transfer (EFT) เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารโลก

6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence / Expert System : AI/ES)
ระบบ ผู้เชี่ยวชาญ หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งคล้าย กับมนุษย์ ระบบนี้ได้รับความรู้จากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งเก็บไว้ในระบบ คอมพิวเตอร์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถวิเคราะห์เหตุผล เพื่อตัดสินใจ ความรู้ที่เก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์นี้ประกอบด้วย ฐานความรู้ (Knowledge Bass) และกฎข้อวินิจฉัย (Inference Rule) ซึ่ง เป็นความสามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจได้เอง เช่น การวินิจฉัยความผิดพลาดของรถจักรดีเซลไฟฟ้าโดยใช้คอมพิวเตอร์

_________________________________________________________________________

ในการพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กรจะต้องมีการวิเคราะห์กระบวนการทํางานขององค์กร เราเรียกว่า System development Life Cycle (SDLC) การพัฒนาระบบในองค์กรเป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบที่จะต้องทําการติดต่อกับหน่วยงานที่ต้องการพัฒนาระบบสารสนเทศ ว่าการทํางานมีองค์ประกอบอะไรบ้าง เช่นขนาดขององค์กร รายละเอียดการทํางาน ถ้าเป็นบริษัทขนาดใหญ่นักวิเคราะห์จะต้องเข้าใจให้ชัดเจนเกี่ยวกับมาตรฐานการทํางาน กระบวนการทํางาน

วัฎจักรการพัฒนาระบบงาน (System development Life Cycle : SDLC) หมายถึง ขั้นตอนหรือกระบวนการในการพัฒนาระบบงาน ซึ่งมีจุดเริ่มต้นในการทํางานและจุดสิ้นสุดของการปฏิบัติงาน

การพัฒนาซอฟต์แวร์ ตามปกติแล้วจะประกอบไปด้วยกลุ่มกิจกรรม 3 ส่วนหลักๆ ด้วยกัน คือ การวิเคราะห์(Analysis), การออกแบบ (Design) และการนำไปใช้ (Implementation) ซึ่งกิจกรรมทั้งสามนี้สามารถใช้งานได้ดีกับโครงการซอฟต์แวร์ขนาดเล็ก ในขณะที่โครงการซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ มักจำเป็นต้องใช้แบบแผนการพัฒนาซอฟต์แวร์ตามแนวทางของ SDLC จนครบทุกกิจกรรม

วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle :SDLC)ระบบสารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกันตั้งแต่เกิดจนตายวงจรนี้จะเป็นขั้นตอน ที่เป็นลำดับตั้งแต่ต้นจนเสร็จเรียบร้อย เป็นระบบที่ใช้งานได้ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอะไร และทำอย่างไร ขั้นตอนการพัฒนาระบบมีอยู่ด้วยกัน 7 ขั้น ด้วยกัน คือ

1. เข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
3. วิเคราะห์ (Analysis)
4. ออกแบบ (Design)
5. สร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction)
6. การปรับเปลี่ยน (Conversion)
7. บำรุงรักษา (Maintenance)

ขั้นที่ 1 : เข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
ระบบสารสนเทศจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักว่า ต้องการระบบสารสนเทศหรือระบบจัดการเดิม ได้แก่ระบบเอกสารในตู้เอกสาร ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่ตอบสนองความต้องการในปัจจุบัน

ปัจจุบันผู้บริหารตื่นตัวกันมากที่จะให้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศมาใช้ในหน่วยงานของตน ในงานธุรกิจ อุตสาหกรรม หรือใช้ในการผลิต ตัวอย่างเช่น บริษัทของเรา จำกัด ติดต่อซื้อสินค้าจากผู้ขายหลายบริษัท ซึ่งบริษัทของเราจะมีระบบ MIS ที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนี้สินที่บริษัทขอเราติดค้างผู้ขายอยู่ แต่ระบบเก็บข้อมูลผู้ขายได้เพียง 1,000 รายเท่านั้น แต่ปัจจุบันผู้ขายมีระบบเก็บข้อมูลถึง 900 ราย และอนาคตอันใกล้นี้จะเกิน 1,000 ราย ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงเรียกนักวิเคราะห์ระบบเข้ามาศึกษา แก้ไขระบบงาน

ปัญหาที่สำคัญของระบบสารสนเทศในปัจจุบัน คือ ระบบเขียนมานานแล้ว ส่วนใหญ่เขียนมาเพื่อติดตามเรื่องการเงิน ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลข่าวสารในการตัดสินใจ แต่ปัจจุบันฝ่าย บริหารต้องการดูสถิติการขายเพื่อใช้ในการคาดคะเนในอนาคต หรือความต้องการอื่นๆ เช่น สินค้าที่มียอดขายสูง หรือสินค้าที่ลูกค้าต้องการสูง หรือการแยกประเภทสินค้าต่างๆที่ทำได้ไม่ง่ายนัก

การที่จะแก้ไขระบบเดิมที่มีอยู่แล้วไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก หรือแม้แต่การสร้างระบบใหม่ ดังนั้นควรจะมีการศึกษาเสียก่อนว่า ความต้องการของเราเพียงพอที่เป็นไปได้หรือไม่ ได้แก่ "การศึกษาความเป็นไปได้" (Feasibility Study)

สรุป ขั้นตอนที่ 1: เข้าใจปัญหา
หน้าที่ : ตระหนักว่ามีปัญหาในระบบ
ผลลัพธ์ : อนุมัติการศึกษาความเป็นไปได้
เครื่องมือ : ไม่มี
บุคลากรและหน้าที่ความรับผิดชอบ : ผู้ใช้หรือผู้บริหารชี้แจงปัญหาต่อนักวิเคราะห์ระบบ

ขั้นตอนที่ 2 : ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)จุดประสงค์ของการศึกษาความเป็นไปได้ก็คือ การกำหนดว่าปัญหาคืออะไรและตัดสินใจว่าการพัฒนาสร้างระบบสารสนเทศ หรือการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมมีความเป็นไปได้หรือไม่โดยเสียค่าใช้จ่ายและเวลาน้อยที่สุด และได้ผลเป็นที่น่าพอใจ

ปัญหาต่อไปคือ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดให้ได้ว่าการแก้ไขปัญหาดังกล่าวมีความเป็นไปได้ทางเทคนิคและบุคลากร ปัญหาทางเทคนิคก็จะเกี่ยวข้องกับเรื่องคอมพิวเตอร์ และเครื่องมือเก่าๆถ้ามี รวมทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ด้วย ตัวอย่างคือ คอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ในบริษัทเพียงพอหรือไม่ คอมพิวเตอร์อาจจะมีเนื้อที่ของฮาร์ดดิสก์ไม่เพียงพอ รวมทั้งซอฟต์แวร์ ว่าอาจจะต้องซื้อใหม่ หรือพัฒนาขึ้นใหม่ เป็นต้น ความเป็นไปได้ทางด้านบุคลากร คือ บริษัทมีบุคคลที่เหมาะสมที่จะพัฒนาและติดตั้งระบบเพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่มีจะหาได้หรือไม่ จากที่ใด เป็นต้น นอกจากนั้นควรจะให้ความสนใจว่าผู้ใช้ระบบมีความคิดเห็นอย่างไรกับการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งความเห็นของผู้บริหารด้วย

หน้าที่ : กำหนดปัญหา และศึกษาว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่จะเปลี่ยนแปลงระบบ
ผลลัพธ์ : รายงานความเป็นไปได้
เครื่องมือ : เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบและคาดคะเนความต้องการของระบบ

บุคลากรและหน้าที่ความรับผิดชอบ : ผู้ใช้จะมีบทบาทสำคัญในการศึกษา
1. นักวิเคราะห์ระบบจะเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับปัญหา
2. นักวิเคราะห์ระบบคาดคะเนความต้องการของระบบและแนวทางการแก้ปัญหา
3. นักวิเคราะห์ระบบ กำหนดความต้องการที่แน่ชัดซึ่งจะใช้สำหรับขั้นตอนการวิเคราะห์ต่อไป
4. ผู้บริหารตัดสินใจว่าจะดำเนินโครงการต่อไปหรือไม่ ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ (Analysis)เริ่มเข้าสู่การวิเคราะห์ระบบ การวิเคราะห์ระบบเริ่มตั้งแต่การศึกษาระบบการทำงานของธุรกิจนั้น ในกรณีที่ระบบเราศึกษานั้นเป็นระบบสารสนเทศอยู่แล้วจะต้องศึกษาว่าทำงานอย่างไร เพราะเป็นการยากที่จะออกแบบระบบใหม่โดยที่ไม่ทราบว่าระบบเดิมทำงานอย่างไร หรือธุรกิจดำเนินการอย่างไร หลังจากนั้นกำหนดความต้องการของระบบใหม่ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้เทคนิคในการเก็บข้อมูล (Fact-Gathering Techniques) ดังรูป ได้แก่ ศึกษาเอกสารที่มีอยู่ ตรวจสอบวิธีการทำงานในปัจจุบัน สัมภาษณ์ผู้ใช้และผู้จัดการที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบ เอกสารที่มีอยู่ได้แก่ คู่มือการใช้งาน แผนผังใช้งานขององค์กร รายงานต่างๆที่หมุนเวียนใน ระบบการศึกษาวิธีการทำงานในปัจจุบันจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบรู้ว่าระบบจริงๆทำงานอย่างไร ซึ่งบางครั้งค้นพบข้อผิดพลาดได้ ตัวอย่าง เช่น เมื่อบริษัทได้รับใบเรียกเก็บเงินจะมีขั้นตอนอย่างไรในการจ่ายเงิน ขั้นตอนที่เสมียนป้อนใบเรียกเก็บเงินอย่างไร เฝ้าสังเกตการทำงานของผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้าใจและเห็นจริงๆ ว่าขั้นตอนการทำงานเป็นอย่างไร ซึ่งจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบค้นพบจุดสำคัญของระบบว่าอยู่ที่ใด

การสัมภาษณ์เป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะต้องมีเพื่อเข้ากับผู้ใช้ได้ง่าย และสามารถดึงสิ่งที่ต้องการจากผู้ใช้ได้ เพราะว่าความต้องการของระบบคือ สิ่งสำคัญที่จะใช้ในการออกแบบต่อไป ถ้าเราสามารถกำหนดความต้องการได้ถูกต้อง การพัฒนาระบบในขั้นตอนต่อไปก็จะง่ายขึ้น เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจะนำมาเขียนรวมเป็นรายงานการทำงานของ ระบบซึ่งควรแสดงหรือเขียนออกมาเป็นรูปแทนที่จะร่ายยาวออกมาเป็นตัวหนังสือ การแสดงแผนภาพจะทำให้เราเข้าใจได้ดีและง่ายขึ้น หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบ อาจจะนำข้อมูลที่รวบรวมได้นำมาเขียนเป็น "แบบทดลอง" (Prototype)หรือตัวต้นแบบ แบบทดลองจะเขียนขึ้นด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ต่างๆ และที่ช่วยให้ง่ายขึ้นได้แก่ ภาษายุคที่ 4 (Fourth Generation Language) เป็นการสร้างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ขึ้นมาเพื่อใช้งานตามที่เราต้องการได้ ดังนั้นแบบทดลองจึงช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้

เมื่อจบขั้นตอนการวิเคราะห์แล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเขียนรายงานสรุปออกมาเป็น ข้อมูลเฉพาะของปัญหา (Problem Specification) ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

รายละเอียดของระบบเดิม ซึ่งควรจะเขียนมาเป็นรูปภาพแสดงการทำงานของระบบ พร้อมคำบรรยาย,กำหนดความต้องการของระบบใหม่รวมทั้งรูปภาพแสดงการทำงานพร้อมคำบรรยาย, ข้อมูลและไฟล์ที่จำเป็น, คำอธิบายวิธีการทำงาน และสิ่งที่จะต้องแก้ไข. รายงานข้อมูลเฉพาะของปัญหาของระบบขนาดกลางควรจะมีขนาดไม่เกิน 100-200 หน้ากระดาษ

สรุป ขั้นตอนที่3 : การวิเคราะห์ (Analysis)
หน้าที่ : กำหนดความต้องการของระบบใหม่ (ระบบใหม่ทั้งหมดหรือแก้ไขระบบเดิม)
ผลลัพธ์ : รายงานข้อมูลเฉพาะของปัญหา
เครื่องมือ : เทคนิคการเก็บรวบรวมข้อมูล, Data Dictionary, Data Flow Diagram, Process Specification, Data Model, System Model, Prototype, system Flowcharts

บุคลากรและหน้าที่รับผิดชอบ : ผู้ใช้จะต้องให้ความร่วมมือเป็นอย่างดี
1. วิเคราะห์ระบบ ศึกษาเอกสารที่มีอยู่ และศึกษาระบบเดิมเพื่อให้เข้าใจถึงขั้นตอนการทำงานและทราบว่าจุดสำคัญของระบบอยู่ที่ไหน
2. นักวิเคราะห์ระบบ เตรียมรายงานความต้องการของระบบใหม่
3. นักวิเคราะห์ระบบ เขียนแผนภาพการทำงาน (Diagram) ของระบบใหม่โดยไม่ต้องบอกว่าหน้ามที่ใหม่ในระบบจะพัฒนาขึ้นมาได้อย่างไร
4. นักวิเคราะห์ระบบ เขียนสรุปรายงานข้อมูลเฉพาะของปัญหา
5. ถ้าเป็นไปได้นักวิเคราะห์ระบบอาจจะเตรียมแบบทดลองด้วย

ขั้นตอนที่4 : การออกแบบ (Design)ในระยะแรกของการออกแบบ นักวิเคราะห์ระบบจะนำการตัดสินใจ ของฝ่ายบริหารที่ได้จากขั้นตอนการวิเคราะห์การเลือกซื้อคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ด้วย (ถ้ามีหรือเป็นไปได้) หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะนำแผนภาพต่างๆ ที่เขียนขึ้นในขั้นตอนการวิเคราะห์มาแปลงเป็นแผนภาพลำดับขั้น (แบบต้นไม้) ดังรูปข้างล่าง เพื่อให้มองเห็นภาพลักษณ์ที่แน่นอนของโปรแกรมว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างไร และโปรแกรมอะไรบ้างที่จะต้องเขียนในระบบ หลังจากนั้นก็เริ่มตัดสินใจว่าควรจะจัดโครงสร้างจากโปรแกรมอย่างไร การเชื่อมระหว่างโปรแกรมควรจะทำอย่างไร ในขั้นตอนการวิเคราะห์นักวิเคราะห์ระบบต้องหาว่า "จะต้องทำอะไร (What)" แต่ในขั้นตอนการออกแบบต้องรู้ว่า " จะต้องทำอย่างไร(How)"

ในการออกแบบโปรแกรมต้องคำนึงถึงความปลอดภัย (Security) ของระบบด้วย เพื่อป้องกันการผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น "รหัส" สำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์สำรองไฟล์ข้อมูลทั้งหมด เป็นต้น

นักวิเคราะห์ระบบจะต้องออกแบบฟอร์มสำหรับข้อมูลขาเข้า (Input Format) ออกแบบรายงาน (Report Format) และการแสดงผลบนจอภาพ (Screen Fromat) หลักการการออกแบบฟอร์มข้อมูลขาเข้าคือ ง่ายต่อการใช้งาน และป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น

ถัดมาระบบจะต้องออกแบบวิธีการใช้งาน เช่น กำหนดว่าการป้อนข้อมูลจะต้องทำอย่างไร จำนวนบุคลากรที่ต้องการในหน้าที่ต่างๆ แต่ถ้านักวิเคราะห์ระบบตัดสินใจว่าการซื้อซอฟต์แวร์ดีกว่าการเขียนโปรแกรม ขั้นตอนการออกแบบก็ไม่จำเป็นเลย เพราะสามารถนำซอฟต์แวร์สำเร็จรูปมาใช้งานได้ทันที สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบมาทั้งหมดในขั้นตอนที่กล่าวมาทั้งหมดจะนำมาเขียนรวมเป็นเอกสารชุดหนึ่งเรียกว่า "ข้อมูลเฉพาะของการออกแบบระบบ " (System Design Specification) เมื่อสำเร็จแล้วโปรแกรมเมอร์สามารถใช้เป็นแบบในการเขียนโปรแกรม ได้ทันที่สำคัญก่อนที่จะส่งถึงมือโปรแกรมเมอร์เราควรจะตรวจสอบกับผู้ใช้ว่าพอใจหรือไม่ และตรวจสอบกับทุกคนในทีมว่าถูกต้องสมบูรณ์หรือไม่ และแน่นอนที่สุดต้องส่งให้ฝ่ายบริหารเพื่อตัดสินใจว่าจะดำเนินการ ต่อไปหรือไม่ ถ้าอนุมัติก็ผ่านเข้าสู่ขั้นตอนการสร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction)

สรุปขั้นตอนที่ 4 : การออกแบบ (Design)
หน้าที : ออกแบบระบบใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้และฝ่ายบริหาร
ผลลัพธ์ : ข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ(System Design Specification)
เครื่องมือ : พจนานุกรมข้อมูล Data Dictionary, แผนภาพการไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram),ข้อมูลเฉพาะการประมวลผล (Process Specification ), รูปแบบข้อมูล (Data Model), รูปแบบระบบ (System Model), ผังงานระบบ (System Flow Charts), ผังงานโครงสร้าง (Structure Charts), ผังงานHIPO (HIPO Chart), แบบฟอร์มข้อมูลขาเข้าและรายงาน

บุคลากรและหน้าที่ :
1. นักวิเคราะห์ระบบ ตัดสินใจเลือกคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ (ถ้าใช้)
2. นักวิเคราะห์ระบบ เปลี่ยนแผนภาพทั้งหลายที่ได้จากขั้นตอนการวิเคราะห์มาเป็นแผนภาพลำดับขั้น
3. นักวิเคราะห์ระบบ ออกแบบความปลอดภัยของระบบ
4. นักวิเคราะห์ระบบ ออกแบบฟอร์มข้อมูลขาเข้า รายงาน และการแสดงภาพบนจอ
5. นักวิเคราะห์ระบบ กำหนดจำนวนบุคลากรในหน้าที่ต่างๆและการทำงานของระบบ
6. ผู้ใช้ ฝ่ายบริหาร และนักวิเคราะห์ระบบ ทบทวน เอกสารข้อมูลเฉพาะของการออกแบบเพื่อความถูกต้องและสมบูรณ์แบบของระบบ

ขั้นตอนที่ 5 : การพัฒนาระบบ (Construction)
ในขั้นตอนนี้โปรแกรมเมอร์จะเริ่มเขียนและทดสอบโปรแกรมว่า ทำงานถูกต้องหรือไม่ ต้องมีการทดสอบกับข้อมูลจริงที่เลือกแล้ว ถ้าทุกอย่างเรียบร้อย เราจะได้โปรแกรมที่พร้อมที่จะนำไปใช้งานจริงต่อไป หลังจากนั้นต้องเตรียมคู่มือการใช้และการฝึกอบรมผู้ใช้งานจริงของระบบ

ระยะแรกในขั้นตอนนี้นักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมสถานที่สำหรับ เครื่องคอมพิวเตอร์แล้วจะต้องตรวจสอบว่าคอมพิวเตอร์ทำงานเรียบร้อยดี

โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมตามข้อมูลที่ได้จากเอกสารข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (Design Specification) ปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องในการเขียนโปรแกรม แต่ถ้าโปรแกรมเมอร์คิดว่าการเขียนอย่างอื่นดีกว่าจะต้องปรึกษานักวิเคราะห์ระบบเสียก่อน เพื่อที่ว่านักวิเคราะห์จะบอกได้ว่าโปรแกรมที่จะแก้ไขนั้นมีผลกระทบกับระบบทั้งหมดหรือไม่ โปรแกรมเมอร์เขียนเสร็จแล้วต้องมีการทบทวนกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้งาน เพื่อค้นหาข้อผิดพลาด วิธีการนี้เรียกว่า "Structure Walkthrough " การทดสอบโปรแกรมจะต้องทดสอบกับข้อมูลที่เลือกแล้วชุดหนึ่ง ซึ่งอาจจะเลือกโดยผู้ใช้ การทดสอบเป็นหน้าที่ของโปรแกรมเมอร์ แต่นักวิเคราะห์ระบบต้องแน่ใจว่า โปรแกรมทั้งหมดจะต้องไม่มีข้อผิดพลาด

หลังจากนั้นต้องควบคุมดูแลการเขียนคู่มือซึ่งประกอบด้วยข้อมูลการใช้งานสารบัญการอ้างอิง "Help"บนจอภาพ เป็นต้น นอกจากข้อมูลการใช้งานแล้ว ต้องมีการฝึกอบรมพนักงานที่จะเป็นผู้ใช้งานจริงของระบบเพื่อให้เข้าใจ และทำงานได้โดยไม่มีปัญหาอาจจะอบรมตัวต่อตัวหรือเป็นกลุ่มก็ได้

สรุปขั้นตอนที่ 5 : การพัฒนาระบบ (Construction)
หน้าที่ : เขียนและทดสอบโปรแกรม
ผลลัพธ์ : โปรแกรมที่ทดสอบเรียบร้อยแล้ว เอกสารคู่มือการใช้ และการฝึกอบรม
เครื่องมือ : เครื่องมือของโปรแกรมเมอร์ทั้งหลาย Editor, compiler,Structure Walkthrough, วิธีการทดสอบโปรแกรม การเขียนเอกสารประกอบการใช้งาน

บุคลากรและหน้าที่ :
1. นักวิเคราะห์ระบบ ดูแลการเตรียมสถานที่และติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ (ถ้าซื้อใหม่)
2. นักวิเคราะห์ระบบ วางแผนและดูแลการเขียนโปรแกรม ทดสอบโปรแกรม
3. โปรแกรมเมอร์เขียนและทดสอบโปรแกรม หรือแก้ไขโปรแกรม ถ้าซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป
4. นักวิเคราะห์ระบบ วางแผนทดสอบโปรแกรม
5. ทีมที่ทำงานร่วมกันทดสอบโปรแกรม
6. ผู้ใช้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า โปรแกรมทำงานตามต้องการ
7. นักวิเคราะห์ระบบ ดูแลการเขียนคู่มือการใช้งานและการฝึกอบรม

ขั้นตอนที่ 6 : การปรับเปลี่ยน (Construction)ขั้นตอนนี้บริษัทนำระบบใหม่มาใช้แทนของเก่าภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ การป้อนข้อมูลต้องทำให้เรียบร้อย และในที่สุดบริษัทเริ่มต้นใช้งานระบบใหม่นี้ได้

การนำระบบเข้ามาควรจะทำอย่างค่อยเป็นค่อยไปทีละน้อย ที่ดีที่สุดคือ ใช้ระบบใหม่ควบคู่ไปกับระบบเก่าไปสักระยะหนึ่ง โดยใช้ข้อมูลชุดเดียวกันแล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์ว่าตรงกันหรือไม่ ถ้าเรียบร้อยก็เอาระบบเก่าออกได้ แล้วใช้ระบบใหม่ต่อไป

ขั้นตอนที่ 7 : บำรุงรักษา (Maintenance)
การบำรุงรักษาได้แก่ การแก้ไขโปรแกรมหลังจากการใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขโปรแกรมหลังจากใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขระบบส่วนใหญ่มี 2 ข้อ คือ 1. มีปัญหาในโปรแกรม (Bug) และ 2. การดำเนินงานในองค์กรหรือธุรกิจเปลี่ยนไป จากสถิติของระบบที่พัฒนาแล้วทั้งหมดประมาณ 40% ของค่าใช้จ่ายในการแก้ไขโปรแกรม เนื่องจากมี "Bug" ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบควรให้ความสำคัญกับการบำรุงรักษา ซึ่งปกติจะคิดว่าไม่มีความสำคัญมากนัก

เมื่อธุรกิจขยายตัวมากขึ้น ความต้องการของระบบอาจจะเพิ่มมากขึ้น เช่น ต้องการรายงานเพิ่มขึ้น ระบบที่ดีควรจะแก้ไขเพิ่มเติมสิ่งที่ต้องการได้

_________________________________________________________________________

บุคลากรทางด้านคอมพิวเตอร์

โดยทั่วไปภายในหน่วยงานหรือองค์การที่มีระบบคอมพิวเตอร์จะแบ่งบุคลากร เป็น 3 ฝ่าย คือ ฝ่ายวิเคราะห์และออกแบบระบบ ฝ่ายโปรแกรม และฝ่ายปฏิบัติงานเครื่องและบริการ

ฝ่ายวิเคราะห์และออกแบบระบบ

เป็นผู้ที่ทำหน้าที่วางระบบงานคอมพิวเตอร์ให้เหมาะสมกับหน่วยงาน ซึ่งพิจารณาจากความต้องการของผู้ใช้คอมพิวเตอร์(User) บุคลากรในฝ่ายวิเคราะห์และออกแบบระบบมีดังนี้

1.นักวิเคราะห์ระบบ(System Analyst)

เป็นผู้ที่ทำหน้าที่วิเคราะห์ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ โดยศึกษาปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในระบบ ตลอดจนหาแนวทางแก้ไขและปรับปรุงระบบงานเดิมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สาขาวิชาที่สนับสนุนการประกอบอาชีพนักวิเคราะห์ระบบ ได้แก่ สาขาวิทยาการคอมพิวเตอร์ สาขาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ นักวิเคราะห์ระบบแบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1.1 นักวิเคราะห์ระบบที่เป็นบุคลากรภายในองค์การ(Staff employee within the organization)

1.2นักวิเคราะห์ที่เป็นที่ปรึกษาภายนอก(Outside or external consultant)

นักวิเคราะห์ระบบจะต้องประสานงานกับโปรแกรมเมอร์ เพื่อให้โปรแกรมเมอร์สร้างงานได้ตรงกับที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบไว้มากที่ สุด นักวิเคราะห์ระบบควรมีความรู้เกี่ยวกับสิ่งต่อไปนี้

อุปกรณ์คอมพิวเตอร์(Hardware)

โปรแกรมคำสั่งงาน(Software)

ระบบข้อมูลสารสนเทศ(Information System)

2.ผู้จัดการโครงการ(Project Manager)

เป็นผู้ที่ทำหน้าที่บริหารโครงการให้ดำเนินไปตามแผนงานที่กำหนดไว้ ในขณะที่โครงการดำเนินการอยู่นั้น ผู้จัดการโครงการจะต้องคอยควบคุมให้ระบบงานดำเนินไปอย่างปกติไม่ให้เกิดข้อ ผิดพลาดใดๆ

3.ผู้บริหารฐานข้อมูล(DBA: Database Administrators)

เป็นผู้ที่ทำหน้าที่ดูแลและจัดการเกี่ยวกับฐานข้อมูลที่เก็บรวบรวมข้อมูล ไว้ที่ศูนย์กลางให้สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสะดวกต่อการเรียกใช้ข้อมูล

4.ผู้จัดการฝ่ายสารสนเทศ(IT/IS Manager)

เป็นผู้ที่มีความรู้และความเข้าใจในระบบบริหารขององค์กรเป็นอย่างดี เพื่อให้สามารถจัดวางบุคลากรให้เหมาะสมกับตำแหน่งงาน

5.ผู้จัดการระบบเครือข่าย(System or Network Manager) ผู้บริหารระบบ(System Administrators) หรือผู้บริหารเครือข่าย(Network Administrators)

เป็นผู้ที่ทำหน้าที่ดูแลและบำรุงรักษาระบบเครือข่ายให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยแก้ปัญหาในกรณีที่ระบบเกิดขัดข้อง

ฝ่ายโปรแกรม

ฝ่ายโปรแกรม(Programing) เป็นผู้ที่ทำหน้าที่รับระบบงานจากฝ่ายวิเคราะห์และออกแบบระบบจัดทำไว้มา เขียนโปรแกรม เพื่อสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามที่ออกแบบไว้ บุคลากรที่อยู่ในฝ่ายนี้ ได้แก่ โปรแกรมเมอร์(Programmer) เป็นผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในการเขียนโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์ เช่น ภาษาจาวา(JAVA) ภาษาซี(C) ภาษาวิชวลเบสิก(VISUAL BASIC) ภาษาเอสคิลแอล(SQL) และภาษาคอมพิวเตอร์อื่นๆที่สามารถสร้างโปรแกรมและมอดูลการทำงานเพื่อสั่งให้ คอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โปรแกรมเมอร์แบ่งออกเป็น 2 ระดับ ได้แก่ โปรแกรมเมอร์ระดับต้น(Junior Programmer) และโปรแกรมเมอร์ระดับอาวุโส(Senior Programmer) ในหน่วยงานที่มีขนาดใหญ่บางแห่งอาจแบ่งโปรแกรมเมอร์เป็นกลุ่มๆดังนี้

1.โปรแกรมเมอร์ด้านโปรแกรมระบบ(System Programmer)

ทำหน้าที่ดูแล ปรับปรุง และแก้ไขเกี่ยวกับโปรแกรมระบบ รวมไปถึงการจัดการ การดูแล และการตรวจสอบให้โปรแกรมระบบและโปรแกรมประยุกต์สามารถใช้งานร่วมกันได้

2.โปรแกรมเมอร์ด้านโปรแกรมประยุกต์(Application Programmer)

ทำหน้าที่เขียนโปรแกรมเฉพาะงาน โดยมุ่งเน้นให้โปรแกรมนั้นเหมาะสมและตรงกับความต้องการของหน่วยงานมากที่สุด

3.โปรแกรมเมอร์ด้านการดูแลโปรแกรม(Maintenance Programmer)

ทำหน้าที่ดูแลและเก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับโปรแกรม และโปรแกรมที่ผ่านการทดสอบหรือโปรแกรมที่ใช้งานได้แล้ว

ฝ่ายปฏิบัติงานด้านเครื่องและบริการ

ฝ่ายปฏิบัติงานด้านเครื่องและบริการ(Operation and Service) ทำหน้าที่ติดตั้งโปรแกรมคอมพิวเตอร์ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ ฝ่ายปฏิบัติงานเครื่องและบริการจะต้องให้บริการด้านการใช้คอมพิวเตอร์ ควบคุมการทำงานและดูแลรักษาคอมพิวเตอร์ให้ทำงานตามระบบที่ฝ่ายโปรแกรมผลิต ขึ้นมา

1.เว็บมาสเตอร์(Web Master)

เป็นผู้ที่ทำหน้าที่สร้างเว็บไซต์สำหรับเผยแพร่ข้อมูลของหน่วยงานหรือ งอค์กรทางอินเทอร์เน็ต มีความรู้ความสามารถทางเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับอินเทอร์เน็ต สามารถใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ที่เขียนหรือสร้างงานเกี่ยวกับโฮมเพจ เช่น ภาษาจาวา(JAVA) ภาษาเอเอสพี(ASP) และภาษาเอชทีเอ็มแอล(HTML)

2.ผู้ฝึกอบรมคอมพิวเตอร์(Computer Trainer) หรือเทรนเนอร์(Trainer)

เป็นผู้ที่ทำหน้าที่เป็นวิทยากรถ่ายทอดความรู้ให้แก่ผู้ที่เข้ารับ การอบรม ผู้ฝึกอบรมคอมพิวเตอร์ที่ดีจะต้องมีความรู้ใหม่ๆเกี่ยวกับเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์และแสวงหาความรู้ให้ทันเหตุการณ์อยู่ตลอดเวลา

3.ช่างเทคนิคซ่อมบำรุงฮาร์ดแวร์(Hardware Maintenance Technician)

เป็นผู้ที่ทำหน้าที่ดูแลรักษาและซ่อมแซมคอมพิวเตอร์ เนื่องจากปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่จำเป็นของหน่วยงานทั้งภาครัฐ และภาคเอกชน จึงมีปัญหาในเรื่องความเสื่อมสภาพของอุปกรณ์ ส่งผลให้เกิดความผิดพลาดไปยังระบบการทำงานได้

________________________________________________________________________

คำว่า e-Learning คือ การเรียน การสอนในลักษณะ หรือรูปแบบใดก็ได้ ซึ่งการถ่ายทอดเนื้อหานั้น กระทำผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น ซีดีรอม เครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต เอ็กซทราเน็ต หรือ ทางสัญญาณโทรทัศน์ หรือ สัญญาณดาวเทียม (Satellite) ฯลฯ เป็นต้น ซึ่งการเรียนลักษณะนี้ได้มีการนำเข้าสู่ตลาดเมืองไทยในระยะหนึ่งแล้ว เช่น คอมพิวเตอร์ช่วยสอนด้วยซีดีรอม, การเรียนการสอนบนเว็บ (Web-Based Learning), การเรียนออนไลน์ (On-line Learning) การเรียนทางไกลผ่านดาวเทียม หรือ การเรียนด้วยวีดีโอผ่านออนไลน์ เป็นต้น

ในปัจจุบัน คนส่วนใหญ่มักจะใช้คำว่า e-Learning กับการเรียน การสอน หรือการอบรม ที่ใช้เทคโนโลยีของเว็บ (Web Based Technology) ในการถ่ายทอดเนื้อหา รวมถึงเทคโนโลยีระบบการจัดการหลักสูตร (Course Management System) ในการบริหารจัดการงานสอนด้านต่างๆ โดยผู้เรียนที่เรียนด้วยระบบ e-Learning นี้สามารถศึกษาเนื้อหาในลักษณะออนไลน์ หรือ จากแผ่นซีดี-รอม ก็ได้ และที่สำคัญอีกส่วนคือ เนื้อหาต่างๆ ของ e-Learning สามารถนำเสนอโดยอาศัยเทคโนโลยีมัลติมีเดีย (Multimedia Technology) และเทคโนโลยีเชิงโต้ตอบ (Interactive Technology)

คำว่า e-Learning นั้นมีคำที่ใช้ได้ใกล้เคียงกันอยู่หลายคำเช่น Distance Learning (การเรียนทางไกล) Computer based training (การฝึกอบรมโดยอาศัยคอมพิวเตอร์ หรือเรียกย่อๆว่า CBT) online learning (การเรียนทางอินเตอร์เนต) เป็นต้น ดังนั้น สรุปได้ว่าความหมายของ e-Learning คือ รูปแบบของการเรียนรู้ด้วยตนเอง โดยอาศัยเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือสื่ออิเลคทรอนิกส์ในการถ่ายทอดเรื่องราว และเนื้อหา โดยสามารถมีสื่อในการนำเสนอบทเรียนได้ตั้งแต่ 1 สื่อขึ้นไป และการเรียนการสอนนั้นสามารถที่จะอยู่ในรูปของการสอนทางเดียว หรือการสอนแบบปฎิสัมพันธ์ได้

_________________________________________________________________________

ความหมายของธุรกิจ

"ธุรกิจ"หมายถึงกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการผลิต การจัดจำหน่าย และการบริการ โดยภายในหน่วยงานหรือธุรกิจนั้น ๆ มีการนำทรัพยากรที่มีอยู่มาผสมผสานกันอย่างมีระบบ มีระเบียบตามกฏเกณฑ์ เพื่อตอบสนองความต้องการของประชาชนหรือผู้บริโภค ในขณะเดียวกันก็ก่อให้เกิดผลประโยชน์หรือบรรลุตามเป้าหมายของธุรกิจ และไม่ก่อให้เกิดมลภาวะที่ไม่ดีต่อสิ่งแวดล้อม

องค์ประกอบของกิจกรรมทางธุรกิจ

จากความหมายของธุรกิจจะเห็นได้ว่าธุรกิจจะดำเนินได้นั้นต้องมีการนำกิจกรรมหลาย ๆ อย่างมาประสานกัน ซึ่งกิจกรรมนั้น ๆ ก็คือ การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบภายในธุรกิจนั้นเอง

หน้าที่ทางธุรกิจ หมายถึง การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะผสมผสานทรัพยากรที่มีอยู่ภายในธุรกิจหรือหน่วยงานเข้าด้วยกันอย่างมีระเบียบกฎเกณฑ์ และสอดคล้องกับสภาวะแวดล้อมเพื่อนให้สินค้าหรือบริการที่เกิดขึ้นตรงกับความต้องการของผู้บริโภค

ทรัพยากร (Resource) ที่หน่วยงานมีอยู่ คือ วัสดุ อุปกรณ์ หรือสินทรัพย์ต่าง ๆ ที่หน่วยงานใช้ในการดำเนินงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหรือเรียกสั้น ๆ ว่า 4 M's อันประกอบด้วย

1. คน (Man) เป็นทรัพยากรแรกที่ก่อให้เกิดการดำเนินงานภายในธุรกิจ ซึ่งนับรวมทั้ง ฝ่ายบริหาร

และฝ่ายปฎิบัติการ

2. เงินทุน (Money or Capital) คือสินทรัพย์ที่จะนำมาใช้ในการดำเนินธุรกิจ อาจจะอยู่ในรูปของ

เงินสดหรือสินทรัพย์อื่น ๆ ก็ได้

3. วัตถุดิบหรืออุปกรณ์ (Material) คืออาจจะเป็นรูปของวัตถุดิบถ้าธุรกิจนั้นเป็นธุรกิจการผลิต

เช่น เครื่องจักรกล วัสดุ อะไหล่ต่าง ๆ หรืออาจใช้ในการดำเนินงานให้ประสบผลสำเร็จได้

4. การบริหารงานหรือการจัดการ (Management) คือกระบวนการหรือขั้นตอนในการนำคน เงิน

ทุน และวัตถุดิบหรือวัสดุอุปกรณ์ มาดำเนินงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การดำเนินของหน้าที่ภายในธุรกิจ เพื่อให้ทรัพยากรประสานกันอย่างมีประสิทธิภาพ จึงต้องแบ่งหน้าที่ต่าง ๆ ออกเป็น 5 หน้าที่ ดังนี้

1. หน้าที่เกี่ยวกับการผลิต (Production Function)

2. หน้าที่เกี่ยวกับการตลาด (Marketing Functon)

3. หน้าที่เกี่ยวกับการเงิน (Financial Functon)

4. หน้าที่เกี่ยวกับการบัญชี ( Accounting Functon)

5. หน้าที่เกี่ยวกับบุคคลากร (Personal Functon)

การสร้างความสัมพันธ์ของกิจกรรมทางธุรกิจ

หน้าที่ของธุรกิจทุกหน้าที่จะต้องมีการทำกิจกรรมที่ประสานกัน เพื่อให้การปฎิบัติงานภายในธูรกิจมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยมุ่งไปสู่เป้าหมายเดียวกัน ซึ่งหน้าที่ต่าง ๆ เหล่านั้นจะประสานกันได้ต้องมีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน พร้อมทั้งกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหล้งนั้น ๆ

การจัดโครงสร้างขององค์กร (Organization Structure)

หมายถึง รูปแบบของแผนงานภายในองค์กรที่มีการกำหนดขึ้นเป็นตำแหน่งต่าง ๆ พร้อมระบุหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งนั้น ๆ ทำให้บุคคลผู้ที่ดำรงตำแหน่งสามารถปฎิบัติงานได้ทั้งในหน้าที่ของตนและในหน้าที่ที่ต้องประสานกับฝ่ายอื่น ๆ เพื่อก่อให้เกิดความสัมพันธ์กันภายในองค์กร โดยแต่ละฝ่ายมีหน้าที่ความรับผิดชอบเป็นไปตามระเบียบกฎเกณฑ์เดียวกันเพื่อให้งานบรรลุวัตถุประสงค์ของกิจการ

โครงสร้างขององค์กรโดยทั่วไปประกอบด้วย

1. มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจนเพื่อมอบหมายให้บุคคลหรือกลุ่มบุคคลปฎิบัติงาน

2. มอบหมายงานที่กำหนดไว้ตามข้อ 1 อาจจะเป็นรายบุคคลหรือกลุ่มบุคคล

3. กำหนดความรับผิดชอบของแต่ละหน้าที่ เพื่อให้ผู้ปฎิบัติรู้ขอบเขตของหน่วยงานที่ต้องปฎิบัติ

4. จัดให้มีเอกภาพในการบังคับบัญชา โดยการกำหนดอำนาจหน้าที่ให้กับกลุ่มผู้ปฎิบัติงานช่วยกัน

ดูแล ปรึกษาหารือร่วมกัน เพื่อให้การดำเนินงานไปสู่เป้าหมายที่วางไว้

โครงสร้างขององค์กรโดยทั่วไปมีอยู่ 2 ลักษณะคือ

1. โครงสร้างที่เป็นทางการ (Formal Organization Structure) มีการกำหนดรูปแบบการจัด

กิจกรรมต่าง ๆ ที่ชัดเจน มีผู็รับผิดชอบในแต่ละกลุ่ม มีการปฎิบัติงานร่วมกันอย่างมีระเบียบ

แบบแผนและในองค์กรมักจะมีแผนภูมิโครงสร้างแสดงไว้ให้เห็น

2. โครงสร้างที่ไม่เป็นทางการ (Lnformal Organization Structure) เป็นโครงสร้างที่ไม่มีรูป

แบบที่ชัดเจน ไม่มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ ไม่มีการกำหนดกฎระเบียบใด ๆ แต่ละ

บุคคลในองค์กรจะปฎิบัติงานโดยช่วยเหลือซึ่งกันและกัน โครงสร้างลักษณะนี้มักเกิดขึ้นใน

ธุรกิจขนาดเล็กหรือธูรกิจภานในครอบครัว ใช้ความสัมพันธ์ส่วนตัวในการช่วยกันทำงาน แต่

ในธุรกิจขนาดใหญ่ก็จะมีโครงสร้างที่ไม่เป็นทางการ เช่น พนักงานที่เรียนจบมาจากสถาบัน

เดียวกันทำงานอยู่ในบริษัทเดียวกัน ทำให้เกิดการรวมกลุ่มทำให้เกิดความสนิทสนมรักใคร่กัน

เมื่องานมีปัญหาก็จะช่วยกันแก้ไข ร่วมกันสร้างสรรค์งานให้ไปสู่เป้าหมายได้

ประโยชน์ของการจัดโครงสร้างภายในองค์กร

1. ช่วยให้ผู็ปฎิบัติงานรู้จักขอบข่ายของหน้าที่ความรับผิดชอบที่ต้องปฎิบัติ

2. เป็นเครื่องมือในการสั่งการและกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบให้กับบุคคลในองค์กร

3. ก่อให้เกิดวิธีการที่จะปฎิบัติงานร่วมกัน

4. เสริมสร้างขวัญและกำลังใจให้ผู้ปฎิบัติมีความกระตือรือร้นในการปฎิบัติงานไปสู่เป้าหมาย

ความสัมพันธ์ภายในองค์กร (Organization Relationship)

ในองค์กรแต่ละองค์กรมีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจนหรือจะไม่มีการแบ่งหน้าที่ก็ตามแต่ทุกคนที่อยู่ในองค์กรต่างก็มีวัตถุประสงค์ในการปฎิบัติงานเหมือนกันคือความสำเร็จขององค์กร ความสำเร็จจะเกิดขึ้นได้นั้นทุกคน ทุกตำแหน่งหน้าที่จะต้องมีความสัมพันธ์กันเพื่อร่วมมือกันปฎิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด จากการกำหนดโครงสร้างขององค์กรพอจะแบ่งความสัมพันธ์ออกได้ดังนี้

1. ความสัมพันธ์ที่เป็นทางการ (Formal Relationship) ความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นโดยตำแหน่งหน้าที่

เช่น พนักงานขายกับผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด ในที่นี้พนักงานขายมีความสัมพันธ์ในบทบาท

ของผู้ใต้บังคับบัญชา

2. ความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการ (Informal Relationship) ความสัมพันธ์ส่วนตัวไม่เกี่ยวกับ

ตำแหน่งงาน แต่ความสัมพันธ์ในลักษณะนี้ก็จะมีผลต่อการปฎิบัติงาน เช่น ผู้อำนวยการฝ่ายการ

ตลาดกับพนักงานขายเป็นความสัมพันธ์ที่เป็นทางการ แต่ในขณะเดียวกันบุคคลทั้งสองอาจจบ

การศึกษามาจากสถาบัญเดียวกัน นับถือเป็น รุ่นพี่รุ่นน้องกัน นับเป็นความสัมพันธ์ที่ไม่เป็น

ทางการ

ดังนั้น ธุรกิจต่าง ๆ จึงมีความสัมพันธ์ทั้งสองลักษณะควบคู่กัน ก่อให้เกิดความร่วมมือกัน มีผลทำให้งานในธุรกิจนั้นมีความก้าวหน้า เจริญเติบโตและมีกำไรเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

ความสำึคัญของธุรกิจ

่่ ธุรกิจเป็นองค์กรที่จัดตั้งขึ้นเพื่อดำเนินงานในการสนองความต้องการของผู้บริโภคหรือประชาชนโดยนำทรัพยากรต่าง ๆ มาเข้ากระบวนการที่เรียกว่า "การดำเนินธุรกิจ" ซึ่งธุรกิจเหล่านั้นมีผลต่อการพัฒนาประเทศและสังคม พอจะสรุปได้ดังนี้

1. การดำเนินงานของธุรกิจก่อให้เกิดการนำทรัพยากรของประเทศมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

2. ช่วยให้ผู้บริโภคหรือประชาชนได้ใช้สินค้าหรือบริการ เพื่อพัฒนาความเป็นอยู่ของตนเองให้ดีขึ้น

3. ธุรกิจต่าง ๆ ช่วยขจัดปัญหาการว่างงาน และช่วยกระจายรายได้ไปสู่ประชาชน

4. ช่วยเพิ่มพูนรยได้ให้กับประเทศในรูปแบบของภาษีอากร

5. ประชาชนหรือผู้บริโภคมีโอกาสได้เลือกสินค้าหรือบริการที่สนองความพึงพอใจสูงสุดได้ง่าย

เพราะธุรกิจต่าง ๆ มีการแข่งขันกัน เพื่อพัฒนาสินค้าหรือบริการ

6. ประเทศสามารถนำภาษีอากรที่จัดเก็บไปพัฒนาประเทศได้

บทที่ 4

วันอาทิตย์ที่ 3 กรกฎาคม พ.ศ. 2559

4-2

บุคลากรทางด้านคอมพิวเตอร์

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น